Top Careers Toastmasters w Warszawie

To życzliwy gospodarz prowadzący spotkanie zgodnie z agendą. Osoba taka dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada każdego mówcę i prowadzi temat dnia. Toastmaster to najważniejsza rola podczas spotkania. Spraw, by uczestnicy spotkania czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Zadania do wykonania:

1. Wybierz temat, który pobudzi wyobraźnię uczestników, a Tobie pozwoli zgromadzić materiał wystarczający na całe spotkanie. Nie martw się, jeśli podejmujesz temat, który ktoś przed Tobą realizował – możesz zaproponować inne podejście.

2. Potwierdź obecność osób funkcyjnych, mówców oraz postaraj się obsadzić brakujące role. Lista osób biorących udział w spotkaniu dostępna jest w programie easy-speak. Mówcy powinni podać swoich oceniających.

3. Przygotuj i wydrukuj agendę spotkania (z programu easy-speak lub przygotowaną samodzielnie).

4. Przejścia – Dobre spotkania przebiega gładko. Twoja rola ma podstawowe znaczenie, ponieważ jesteś osobą wiodącą spotkanie od jednej części do kolejnej. Jednym ze sposobów na to jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia.

5. Aby wszystko było dobrze zrozumiałe, także dla gości, objaśnij znaczenie poszczególnych części spotkania oraz osób funkcyjnych; określ cel, limity czasowe oraz czemu służą poszczególne punkty agendy.

6. Przedstawienie osób pełniących role – możesz wybrać pytanie, odpowiedzią na które będziesz przedstawiał wszystkie osoby pełniące role. Staraj się, aby odpowiedź na Twoje pytanie mogła być jak najkrótsza i wyślij pocztą elektroniczną do wszystkich pełniących role. Zbierz odpowiedzi i przygotuj swoje notatki. Staraj się zapamiętać odpowiedzi, jednak nie jest to konieczne. Cytuj odpowiedzi dosłownie – niektórzy klubowicze stosują grę słów, przywiązani są do pewnych określeń, itp. Pamiętaj, że lepiej posłużyć się kartką niż niedopowiedzieć lub zmienić czyjąś odpowiedź! Nie przedłużaj prezentacji mówców – krótkie, zwięzłe acz zabawne opisy są najlepsze!

7. Dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów.

8. Rozłóż agendę, jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i przygotuj pomoce wizualne.

9. Rozpakuj zestaw Toastmastera – zestaw zawiera instrumenty dla osób funkcyjnych i inne pomocne narzędzia i formularze. Upewnij się, aby wszystkie osoby funkcyjne dostały niezbędne wyposażenie.

10. Zaradź wszelkim „usterkom z ostatniej chwili”, np. Brak oceniającego lub nieoczekiwana Zmiana sali. Do ciebie należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła.

11. Czas – spotkania rozpoczynają się punktualnie o 19:00. Jeśli musisz z jakichkolwiek powodów opóźnić rozpoczęcie spotkania, rozpocznij o 19:00 ogłaszając, że oficjalne rozpoczęcie odbędzie się np. o 19:15. Kontroluj przebieg spotkania (pod względem czasu) – trzymaj się agendy, którą przygotowałeś. Zostaniesz oceniony z tego zadania. Jeśli mówcy przekraczają czas ty musisz podjąć decyzję o skróceniu kolejnych części programu. Twoją odpowiedzialnością (a nie kontrolera czasu!) Jest, aby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.

12. Wprowadzenie – W miły i ciepły sposób powiedz zgromadzonym, co czeka ich tego wieczoru. Możesz być stremowany, więc przygotuj się dobrze (szczególnie pierwsze zdanie) — możesz używać notatek.

13. Pytanie Dnia – Wybierz pytanie związane z tematem, które nie będzie zbyt trudne lub zachęcające do ględzenia. Osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji. Upewnij się, pierwszą osobą pytaną nie jest gość. Przypomnij, że każdy powinien odpowiedzieć na pytanie dnia do 30 sekund. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował czas przeznaczony na prezentację.

14. Zapobiegaj niepotrzebnym komentarzom oraz wtrącaniu się publiczności
Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Uczestnicy mogą zabierać głos jedynie poproszeni o to przez prowadzącego Gorące Pytania lub Toastmastera.

15. Oklaski – Twoim zadaniem jest inicjowanie oklasków dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uściskach dłoni wprowadzających osoby na środek i po zakończeniu ich wystąpienia.

16. Bądź przygotowany na zapełnienie luk czasowych.

17. Nie przepraszaj – to jest podstawowa i bardzo ważna maksyma Toastmaster’ów: nie przepraszaj. Jeśli coś idzie źle, rzadko kiedy ktoś to zauważy. Nie sprawiaj więc, aby wszyscy zwrócili na to uwagę. Nie ma nic złego w niewinnym kłamstewku: „W agendzie znajdziecie Gorące Pytania. Ponieważ temat jest jednak tak bardzo kontrowersyjny, zdecydowaliśmy się, aby zamiast nich zrobić Gorące Tematy”. Jeśli coś zabawnego się przydarzy – Żartuj z tego!

18. Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków klubu, brak nudy i energię spotkania! Inspiruj do dobrej zabawy. Pamiętaj jednak, że kreatywność zawsze się liczy i potraktuj poniższe wskazówki jedynie jako dobre rady … ale przede wszystkim: Baw się dobrze!